Dapat Komunikasi Dengan Efektif

 

    Sebelum berbicara mengenai kiat komunikasi dengan efektif ada baiknya memperhatikan pengertian dari komunikasi.

A. PENGERTIAN KOMUNIKASI DAN KONSEP KOMUNIKASI

          Istilah komunikasi (bahasa Inggris:communication) berasal dari communis (bahasa Latin) yang berarti sama (common); kemudian berubah menjadi kata kerja communicare, yaitu menyebarkan/memberitahukan. Jadi menurut asal katanya, komunikasi berarti menyebarkan atau memberitahukan informasi kepada pihak lain guna mendapatkan pengertian yang sama. Bovee (2003)mendefinisikan komunikasi sebagai proses mengirim dan menerima pesan, serta dikatakan efektif jika pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut. Supaya komunikasi efektif mudah tercapai, maka orang yang melakukan komunikasi berkewajiban untuk membuat dirinya dimengerti; dan orang yang tidak paham saat menerima pesan berkewajiban untuk meminta penjelasan.

        Komunikasi pada dasarnya adalah sebuah proses memberi dan menerima informasi sampai pada pemahaman makna, sehingga komunikasi sebagai arus informasi dan penyampaian emosi yang berada dalam lapisan masyarakat baik dari atas ke bawah (vertical), maupun dari kanan ke kiri(horizontal) yang berarti pula merupakan perhubungan atau persambungan wahana atau sarana-sarana. Sehingga melalui komunikasi individu atau kelompok dapat menyampaikan perasaan, pikiran dan kehendak kepada individu dan kelompok lailainny

       Selain sebagai sarana pengirim informasi, komunikasi juga merupakan sebuah proses. Proses komunikasi adalah rangkaian tahap yang harus dilalui dalam pengiriman informasi. Proses komunikasi memiliki lima macam unsur/komponen dasar yaitu: (1) pengirim pesan, (2) pesan, (3) saluran/media, (4)penerima pesan, dan (5) balikan (Muhammad, 2002).

1. Komunikator: pengirim informasi yang mencipta ide/gagasan.

2. Encoding: penyusunan ide dalam bentuk pesan (message), simbol atausandi. Pesan bisa berupa gambar, kata (lisan/tulisan), kontak mata,ekspresi wajah dan isyarat gerak badan (body language)

3.  Channels transmitting: pesan disampaikan melalui saluran atau mediayang meliputi panca indera (misalnya secara face to face) dan non indera(melalui surat, telepon, e-mail), baik secara lisan maupun tulisan.

4. Komunikan: penerima informasi. Apabila pesan disampaikan lisan, maka komunikan dapat mendengarkan. Namun jika pesan disampaikan tertulis maka komunikan dapat membacanya.

5. Decoding: komunikan mengartikan dan memahami pesan.

6. Feedback: tanggapan, respon atau umpan balik. Komunikator dan komunikan harus berpengalaman sama (common experience) agar komunikan dapat memberikan respon sesuai harapan komunikator.

      Bentuk paling dasar berkomunikasi adalah komunikasi tanpa kata (nonverbal) yang menggunakan isyarat, ekspresi wajah, kontak mata, postur, gerak atau bahasa tubuh. Sedangkan komunikasi dengan kata (verbal) haruslah empati, yang berusaha memahami orang lain dan selalu memelihara sopan santun. Saat ini komunikasi yang sering digunakan adalah komunikasi tulisan, baik berupa surat, e-mail, faksimile, dan sms melalui telepon seluler Berikutnya terdapat konteks yakni suasana, situasi, keadaan, dan tempat terjadinya komunikasi. Sehingga komunikasi kelompok adalah komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam suatu kelompok. Akhirnya komunikasi bisa dibedakan berdasarkan pada segi:

1 Sifat komunikasi: lisan, tertulis, verbal, dan non verbal.

2 Aliran atau arah komunikasi: ke atas, ke bawah, horizontal, diagonal ke atas, diagonal ke bawah, satu arah. dan dua arah

3. Lawan komunikasi: satu lawan satu, satu lawan banyak (kelompok),kelompok lawan satu, dan kelompok lawan kelompok

4 Keresmian komunikasi: formal (resmi) dan informal (berlangsung santai).

5. Ruang lingkup komunikasi: internal dan ekternal

B. KIAT KOMUNIKASI DENGAN EFEKTIF

         Beberapa kiat untuk meminimalisir hambatan komunikasi adalah dengan cara melakukan pendekatan berpusat audien, mengembangkan iklim organisasi terbuka, komitmen berkomunikasi secara etis, serta menggunakan pesan secara singkat dan efektif. Faktor penting lain yang harus diperhatikan ialah kemampuan mendengarkan secara aktif. Karena jika faktor ini diabaikan, maka akan dapat mengganggu keefektifan komunikasi. Mendengar aktif adalah upaya sungguh-sungguh dan tulus untuk memahami informasi yang diperlukan. Aktivitasnya adalah menyimak, yaitu memusatkan perhatian agar isi pesan/informasi dapat dimaknai dengan benar. Sehingga pendengar yang baik harus memberikan perhatian, menunjukkan minat, serta berusaha memahami dan bereaksi terhadap pesan yang disampaikan. Manfaat mendengar aktif: meningkatkan pengetahuan, mengurangi salah paham, dan mengakrabkan hubungan dengan orang lain. 

       Terdapat lima kaidah komunikasi efektif yang telah dikembangkan dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH: secara harfiah berarti menjangkau, mencapai, merengkuh, atau meraih (Zulkarnain, 2011). Sebab prinsip komunikasi adalah upaya untuk meraih perhatian, minat, kepedulian, tanggapan, dan respon positif dari orang lain.

1. Respect. 

       Rasa hormat dan saling menghargai setiap individu sebagai hukum pertama yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Yang perlu diingat bahwa pada dasarnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. Jika kita harus mengkritik atau menegur hendaknya dilakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan seseorang. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerja sama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektivitas kinerja kita baik secara individu maupun sebagai sebuah tim.

2. Empathy. 

        Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sifat empat adalah kemampuan untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengar dan dimengerti oleh orang lain. Empati sebagai kemampuan untuk mendengar atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apa pun dengan sikap yang positif. Komunikasi satu arah tidak akan efektif bila tidak ada umpan balik yang merupakan arus balik dari penerima pesan.

3. Audible

         Empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

4. Clarity

        Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi. Dalam berkomunikasi perlu dikembangkan sifat terbuka, sehingga dapat menimbulkan sifat percaya dari penerima pesan atau anggota tim kita. Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita

5. Humble

        Sikap  ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama dengan rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap menghargai, tidak meremehkan orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan tidak sombong atau angkuh.

       Jika komunikasi yang kita bangun didasarkan oleh lima hal tersebut, maka komunikasi kita akan menjadi efektif, dan kita dapat menjadi komunikator yang handal dan pada gilirannya dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan. Karena inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan. Ada sebuah statement yang mengatakan bahwa komunikasi yang efektif adalah pencapaian dari separuh keberhasilan.

C. TEKNIK KOMUNIKASI EFEKTIF

        teknik komunikasi adalah keahlian yang dimiliki oleh seseorang dalam menyampaikan informasi kepada pihak lain sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima dengan cepat dan tepat oleh menerima informasi. Secara singkat teknik komunikasi adalah suatu kecakapan dalam berkomunikasi secara efektif. Wursanto (2005) menyatakan beberapa teknik komunikasi efektif sebagai berikut

1 Teknik Kepercayaan (credibility technique) yang berarti antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Tidak adanya saling percaya akan menghambat komunikasi.

2 Teknik Perhubungan (context technique) berarti informasi yang disampaikan harus saling berhubungan. Antara informasi yang telah disampaikan tidak boleh bertentangan dengan informasi yang akan disampaikan. Jika hal ini terjadi, maka harus segera dijelaskan mengapa hal tersebut dapat terjadi.

3. Teknik Kepuasan (content technique) berarti komunikasi harus memberikan kepuasan kepada kedua belah pihak. Hal ini akan terjadi apabila komunikasi berlangsung secara timbal-balik (dua arah).

4. Teknik Kejelasan (clarity technique) bahwa informasi yang disampaikan harus jelas. Kejelasan ini meliputi kejelasan akan isi informasi yang disampaikan, kejelasan akan tujuan yang akan dicapai, kejelasan bahasa yang digunakan

5.Teknik Kesinambungan dan Konsistensi (continuity dan consitency technique) ialah komunikasi hendaknya dilakukan secara terus-menerus dan diusahakan agar informasi yang baru tidak bertentangan dengan informasi terdahulu.

6. Teknik Persesuaian (concord technique) yang berarti pengiriman berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan komunikan. Sebaiknya mempergunakan istilah yang mudah dimengerti oleh pihak penerima berita. Pengiriman informasi juga harus disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang memungkinkan informasi itu dapat diterima dengan baik oleh komunikan.

7 Teknik Penggunaan Saluran yang Tepat (channels of distributiontechnique) berarti penyampaian informasi memakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh para pegawai. Saluran komunikasi yang dipergunakan juga sesuai dengan jenis dan sifat informasi yang akan disampaikan. Informasi yang sangat penting dan bersifat rahasia lebih tepat bila disampaikan secara lisan(melalui telepon atau tatap muka).

         Jika komunikator kurang memperhatikan atau tidak mempergunakan teknik yang tepat, maka proses komunikasi tidak akan mencapai sasaran atau paling tidak akan mengalami hambatan. Sehingga perlu ditingkatkan penguasaan teknik dan metode berkomunikasi dengan cara meningkatkan kemampuan dalam berkomunikasi. Untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi antara lain dilakukan dengan berbagai jenis pendidikan dan pelatihan

         Pada dasarnya semua teknik komunikasi efektif tersebut diperlukan untuk membangun komunikasi respektif, yaitu komunikasi di suasana kondusif dimana pihak-pihak yang berkomunikasi berbagi pesan dalam keadaan nyaman dan semua pihak memperoleh manfaat dari komunikasi yang telah mereka lakukan. Prinsip-prinsip komunikasi respektif adalah berpikir positif, berorientasi pada solusi, bersikap jujur, sopan, empati, dan mencatat untuk mengingat pesan.

___________________

Sumber

Wildan Zulkarnain,2013, dinamika kelompok, Jakarta; bumi aksara

Veithzal Rivai, 2004, kiat memimpin dalam abad ke 21, Jakarta : raja grafindo persada

Baca Juga

Bagikan Artikel