Bagian-bagian Surat dan penjelasannya secara rinci


 

Bagian-bagian Surat dan penjelasannya secara rinci
Bagian-bagian Surat 


Saudara, jika membahas tentang bagian-bagian surat, sebenarnya terdapat bagian utama yang wajib hadir, sebagaimana penulis paparkan di awal pembahasan, yakni tempat dan waktu penulisan, salam pembuka penutup, pesan yang ingin disampaikan, dan juga identitas penulis surat. Bagian ini pula yang ada dalam surat pribadi dan juga surat dinas. Namun, khusus surat dinas, setidaknya terdapat bagian-bagian yang relatif lengkap dan seragam, yang terdiri atas 16 bagian. Keenam belas bagian tersebut adalah sebagaimana tersebut dalam tabel berikut ini.


1. Kepala Surat

Saudara, hal pertama yang membedakan surat dinas dengan surat pribadi adalah dalam hal bagian yang pertama ini, yakni kepala surat. Bagian ini berfungsi memudahkan penerima surat secara cepat mengetahui nama dan alamat kantor, organisasi, atau perusahaan yang mengirim surat. Secara umum, unsur-unsur yang terdapat dalam kepala surat adalah sebagai berikut.

a. logo atau lambang instansi organisasi atau perusahaan; 

b. nama kantor instansi organisasi perusahaan;

c. alamat kantor,

d. nomor kotak pos (jika ada) dan kode pos;

e. nomor telepon, faksimile, atau alamat e-mail.

Dapat pula dijelaskan bahwa penulisan kepala surat pada umumnya dibuat semenarik mungkin dengan ukuran huruf yang sesuai dengan brand image kantor/perusahaan/lembaga masyarakat dengan dibuat dalam bentuk yang simetris, mungkin juga rata kanan, rata kiri, atau senter (tengah). Namun demikian, beberapa instansi juga ada yang belum menampilkan logo institusinya.


2. Nomor Surat

Saudara, selain kepala surat, hal kedua yang membedakan surat dinas dengan surat pribadi dalam hal bagian-bagiannya adalah nomor surat Menurut Yunus (2002: 6.30) surat dinas mencantumkan nomor dan kode surat, kecuali surat dinas yang ditulis oleh perseorangan. Nomor surat ini memiliki kegunaan bagi pengirim dan penerima surat. Bagi pengirim, nomor berguna untuk (1) proses pengaturan penyimpanan atau pengarsipan surat keluar: (2) proses pendokumentasian sehingga jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dilacak dengan mudah; dan (3) pelacakan jumlah surat keluar, Sementara itu, bagi penerima surat, nomor surat dapat berguna sebagai acuan atau rujukan dalam merespons surat atau mendisposisikan surat tersebut ke

subbagian atau unit lain yang terkait Penulisan nomor atau kode surat diatur dengan ketentuan sebagaiberikut.

a. kata Nomor atau disingkat No. diikuti tanda titik dua;

b. garis miring (/) yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan diikuti spasi;

c. setelah angka tahun, tidak diikuti oleh tanda baca apa pun.

Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh penulisan nomor surat berikut ini.

Nomor: 3251/H.31/LL/2005

3251 : kode nomor surat keluar

H.31 : kode instansi/unit kerja

LL : kode perihal

2005 : kode tahun penulisan


3. Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat

Saudara, dalam hal penulisan surat, maka tanggal bulan, dan tahun pengiriman surat harus dicantumkan, apalagi dalam hal penulisan surat dinas

Pencantuman ini berfungsi sebagai sarana untuk: 

a. memberitahukan penerima kapan surat itu dikirim,

b. memudahkan pelacakan kalau terjadi keterlambatan respons dari penerima surat: memudahkan pengarsipan: dan

d. menjadi acuan dalam merespons atau menindaklanjuti surat tersebut

Berkenaan dengan pencantuman tanggal. bulan, dan tahun terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan (Yunus, 2002:6.29), yakni sebagai berikut

1) Tanggal. bulan, dan tahun, harus ditulis lengkap. tanpa menyingkatnya, misalnya, 12 Maret 2011, bukan 12-3-11. Selain untuk menghindari kekeliruan penulisan, penulisan secara lengkap juga merujuk pada teknik tata tulis surat dinas baku Pencantuman ini dapat diletakkan di sebelah atas sebelah kanan atau di bagian bawah sebelum penanda tangan surat sesuai dengan jenis surat dinas yang digunakan. Jika surat dinas tersebut berbentuk Surat Tugas. Surat Akad Kredit, Surat Pernyataan, atau sejenisnya, tanggal-bulan-tahun umumnya dicantumkan di bagian bawah. sedangkan pada surat dinas yang sifatnya umum, seperti undangan, pemberitahuan, penawaran, dan sejenisnya, tanggal-bulan tahun dicantumkan di bagian atas sebelah kanan. Untuk lebih jelasnya. Anda dapat melihat contoh di Kegiatan Belajar 2 (KB 2) tentang Surat Dinas.

2) Tanggal surat dinas tidak perlu didahului dengan nama kota pengirim karena sudah tercantum dalam kepala atau kop surat Jika surat resmi ditulis oleh perseorangan dengan menggunakan kertas polos atau bergaris (tanpa kop surat), alamat pengirim dituliskan dengan lengkap sebelum tanggal surat

3) Pada akhir tanggal. bulan, dan tahun surat, tidak dukun tanda baca apapun

4. Lampiran

Lampiran atau kadang-kadang disingkat Lamp adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat, misalnya jadwal, makalah, brosur, biodata, atau dokumen lainnya. Penulisan lampiran dimaksudkan agar penerima surat mengetahui sejak awal adanya sesuatu yang disertakan bersamaan dengan surat tersebut

Dalam menulis lampiran, perhatikan hal-hal berikut ini.

a. Penyebutan adanya lampiran sebaiknya dicantumkan pada notasi lampiran dan isi surat. Pada notasi lampiran dapat dituliskan jumlahnya

saja, misalnya:

Lampiran: Satu lembar

Lampiran: Satu berkas

Lampiran: 100 eksemplar

Lampiran: Satu bundel

Jika yang dilampirkan lebih dari satu macam dan pengirim surat ingin merincinya, maka perincian itu dinomori dan diurutkan ke bawah, misalnya:

Lampiran:

(1) satu lembar formulir pendaftaran

(2) dua lembar brosur

Dengan adanya rincian isi lampiran, penerima akan mudah memeriksanya seandainya lampiran yang disertakan kurang atau keliru Untuk memperjelas adanya lampiran, sering juga penulis surat dapat menyebutkannya lagi pada isi surat seperti berikut yang umumnya diletakkan sebelum paragraf akhir dalam isi surat


b. Ketentuan di atas hanya berlaku jika pada sebuah surat dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada yang dilampirkan, tulisan Lampiran atau Lamp tidak perlu dicantumkan. Kalau pun tetap dicantumkan, berikan tanda hubung (-) atau angka nol (0) sesudah notasi tersebut


C. Kata Lampiran atau Lamp diikuti oleh titik dua. Huruf awal penyebutan isi lampiran ditulis dengan huruf besar, sedangkan huruf lainnya dengan huruf kecil (lihat contoh di atas!). Pada akhir lampiran tidak perlu dituliskan tanda baca apa pun, kecuali jika disingkat Lamp, maka harus diberi tanda titik yang menandakan bahwa kata tersebut tidak lengkap karena merupakan bentuk yang disingkat


5. Perihal

Saudara, secara umum Anda tentu lebih familier dengan penyebutan hal daripada perihal Manakah yang akan Anda gunakan, silakan pilih sendiri

Yang jelas perihal merupakan bentuk yang lebih lengkap dibandingkan dengan hanya menyebutkan hal. Perihal atau hal mencantumkan pokok atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam sebuah surat dinas. Bagian ini memudahkan penerima surat mengetahui dengan segera sesuatu yang dibicarakan dalam surat itu. Pada umumnya, kesalahan terbesar dalam penulisan perihal adalah si penulis surat menuliskan perihal selengkap mungkin. Padahal. perihal sifatnya menduakan saja tentang hal yang akan disampaikan secara garis besar. Detil tentang perihal tentu ada dalam isi surat Oleh karena itu, untuk lebih jelasnya. perhatikan rambu-rambu dalam penulisan perihal, yakni sebagai berikut.

2 Pokok atau inti surat ditulis secara singkat dan jelas, yang dapat mencerminkan isi sebuah surat

b. Kata Hal atau Perihal diikuti tanda baca titik dua.

Huruf awal kata pertama isi hal ditulis dengan huruf kapital, sedangkan yang lainnya ditulis dengan huruf kecil jika kata-kata itu bukan mmerupakan nama

d. Isi hal tidak diikuti oleh tanda baca apa pun.

a) Contoh penulisan hal surat yang salah

Hal: Undangan lokakarya penyusunan desain perubahan kaset Listening ke CD.

Hal: Permohonan menjadi narasumber dalam pelatihan penulisan surat dinas bagi guru SD se-Kecamatan Parung

b) Contoh penulisan hal surat yang benar

Hal: Undangan

Hal: Permintaan menjadi Narasumber


6. Alamat (dalam) Surat

Alamat bagian dalam surat digunakan sebagai petunjuk langsung orang

yang harus menerima surat Alamat yang dituju ini sebenarnya tertulis pula dalam sampul surat Alamat dalam ini juga dapat berfungsi sebagai alamat luar untuk surat yang menggunakan sampul berjendela.

Dalam menulis alamat surat, perhatikan hal-hal berikut ini! Alamat surat tidak perlu diawali dengan Kepada tetapi cukup dituliskan Yth Atau Yang terhormat. Jika diperlukan, kata tersebut dapat diikuti dengan kata sapaan Bapak. Ibu, atau Sdr Saudara. Tidak digunakannya kata Kepada pada alamat dalam surat karena asumsinya, penerima pesan langsung membaca surat tersebut dalam penulisan Kepada telah tercantum dalam alamat luar (sampul surat) Contoh

Yth. Bapak Prof. Dr. H. Kustriniyanto, M..A. Jalan Pejaten Raya Blok AS/91 Pasar minggu, Jakarta Selatan 12510

Yth. Kepala Pusat Pengujian gedung LPBAUSI Lantai 4 Kantor Pusat Universitas Terbuka Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang 15418

Ada kalanya penulis surat tidak tahu secara persis nama yang akan dituju. Atau, karena budaya tertentu. penyebutan gender sebelum nama juga muncul sebagaimana contoh di atas, yakni Bapak Prof. Dr. H. Kustriniyanto, M.A. Padahal, tanpa tulisan Bapak pun tidak apa-apa Dalam hal ketidaktahuan nama/posisi jabatan mungkin disebabkan penulis tidak mengenal struktur organisasi atau birokrasi instansi yang ditujunya. Untuk mengatasi hal itu, gunakanlah alamat umum saja. seperti pimpinan unit.

Contoh alamat yang salah:

Yth. Bagian Data Pribadi Mahasiswa

Universitas Terbuka

Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang,

Tangerang Selatan 15418

Karena alamat tersebut tidak jelas, maka Bagian Tata Usaha di UT akan membaca dan menyortir surat itu dan menyampaikannya kepada unit kerja yang terkait

b. Penggunaan singkat u.p. 'untuk perhatian (bukan u/p) pada alamat surat dimaksudkan apabila persoalan yang dikemukakan dalam surat berkaitan langsung dengan atau dianggap dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah up. Contoh: 

Yth. Rektor UT

u.p. Kepala Pusat Pengujian Jalan Cabe Raya, Pondok Cabe, Pamulang, Tangerang 15418

Yth. Direktur Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah

u.p. Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis Jalan RS Fatmawati Cipete, Kebayoran Baru Jakarta Selatan 12410

C. Alamat surat tidak diikuti oleh tanda baca apa pun

Hal lain yang perlu Anda ketahui adalah bahwa tidak semua instansi mencantumkan alamat tinggal atau kantor penerima surat secara lengkap. Alasannya, alamat lengkap sudah tercantum pada sampul surat. Oleh karena itu, pada alamat dalam surat hanya dicantumkan nama atau jabatan penerimaannya saja.

Misalnya

Yth. Sdr. Venus Khasanah, S.S. Yth. Rektor Universitas Terbuka

Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Nonformal dan Informal u.p. Direktur Pendidikan Kemasyarakatan


7. Salam Pembuka

Dalam hal pencantuman salam pembuka (dan juga salam penutup) dalam surat dinas sifatnya tidak wajib. Pada umumnya, salam pembuka dalam surat dinas terdapat pada surat dinas yang berasal dari organisasi masyarakat, partai politik, organisasi keagamaan, dan perusahaan, serta surat dinas yang berasal dari perseorangan, misalnya Salam Sejahtera. Assalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh, Salam Pramuka, Dekan yang terhormat, atau Merdeka!

Salam pembuka merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum dia mengemukakan persoalannya. Dalam penulisannya, huruf awal kata pertama salam pembuka ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata berikutnya ditulis dengan huruf kecil. Kemudian, setelah salam pembuka, seperti halnya setelah salam penutup. diikuti dengan tanda koma Pemakaian tanda koma ini hanyalah kesepakatan Oleh karena itu, salam pembuka tidak dapat dianggap sebagai bagian dari kalimat pertama surat, kecuali kalau salam pembuka itu diintegrasikan ke dalam alinea isi (tubuh) surat (Yunus, 2002: 6.35). Contoh penulisan salam pembuka yang diintegrasikan ke dalam alinea isi surat

Dengan hormat kami sampaikan bahwa mulai tanggal 12 Maret 2011, semua layanan kereta rel listrik.....

Berkaitan dengan rencana studi banding PT Anugerah Praventyo Wibowo, dengan hormat kami sampaikan jadwal.....


8. Isi Surat

Jika Anda ditanya bagian mana yang umumnya paling dilihat oleh si penerima surat, maka jawabannya adalah isi surat Kadang tidak sedikit orang yang ketika membaca surat langsung pada pokok persoalan yang disampaikan. Namun demikian, hal ini tidak berarti bahwa bagian lain tidak penting

Isi surat atau tubuh surat merupakan bagian surat yang dipergunakan untuk menyampaikan persoalan dalam surat tersebut dan kejelasan persoalan tersebut ditentukan oleh kejelasan bagian ini. Isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup. Bagian-bagian ini tidak selalu dituliskan dalam bentuk paragraf. Oleh karena itu, penulisan modul ini lebih cocok menggunakan istilah bagian untuk komponen komponen tubuh surat daripada alinea atau paragraf

a. Bagian pembuka

 Bagian pembuka adalah pengantar isi surat yang berfungsi untuk mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok persoalan yang akan dikemukakan. Untuk surat yang merupakan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau pertanyaan, kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali bagian pembuka di antaranya sebagai berikut.

Dengan ini kami informasikan bahwa ....

Menindaklanjuti apa yang telah dibicarakan ....

Dalam rangka lebih meningkatkan ....

Melalui surat ini perkenankanlah kami melaporkan ..

Bersama ini kami sampaikan seperangkat alat peraga (kata bersama dalam bagian pembuka hanya digunakan jika diasumsikan ada barang yang disertakan...

Untuk surat tanggapan atau jawaban, kalimat pengantar yang lazim

dipergunakan di antaranya adalah sebagai berikut. Menjawab surat Saudara Nomor ... tanggal.. mengenai.

Sehubungan dengan surat Saudara Nomor ... tanggal.... Berkenaan dengan surat Saudara Nomor ... tanggal....

Menindaklanjuti pembicaraan kita pada tanggal....

b. Bagian isi

Bagian isi merupakan pokok persoalan surat yang memuat pesan yang dikemukakan atau diinginkan penulis dari penerima surat. Mengingat pentingnya bagian surat ini penulis surat hendaknya mengemukakan maksudnya dalam bahasa yang baik dan benar, jelas, lugas, sopan, dan mudah dipahami penerima surat.

Seperti halnya mengarang, agar surat tersusun dengan baik, penulis hendaknya mempersiapkannya dengan baik pula. Perencanaan surat menyangkut:

1) menentukan sasaran surat siapa yang akan dikirimi surat?":

2) menetapkan materi surat "apa yang akan dikemukakan dalam surat itu?": 3) menentukan maksud surat "apakah tujuan pengirim surat?, apakah yang diinginkan melalui surat itu?, apakah sekedar menginformasikan atau menginginkan tanggapan?"

Saudara, hal lain yang harus diperhatikan adalah ragam dan banyaknya pokok persoalan yang dikemukakan. Bila pokok persoalan yang disampaikan hanya satu macam penerima surat akan relatif mudah menangkapnya Namun, bila pokok persoalan itu lebih dari satu, tuliskan setiap pokok persoalan secara runtut. Kalau pokok-pokok persoalan itu memerlukan pengungkapan yang agak panjang, kita dapat menggunakan nomor urut untuk menandainya (Yunus, 2002:6,36).

Selain itu, hal lain yang juga perlu diperhatikan adalah penggunaan ungkapan penghubung atau transisi antara kalimat atau alinea pengantar bagian pembuka dengan bagian isi atau antara kalimat dalam bagian isi Kemampuan menghubungkan antarbagian inilah yang termasuk salah satu seni dalam menulis surat Keterhubungan itu tidak selalu memerlukan pemakaian ungkapan transisi secara eksplisit. Akan tetapi pada kebanyakan surat penggunaan transisi ini sering tidak dapat dihindari. Untuk lebih jelasnya perhatikan contoh penggalan surat berikut 

Melalui surat ini kami sampaikan bahwa pembangunan masjid Al-Ikhsan tahap pertama berupa pengecoran dak bagian belakang telah selesai dilakukan. Menurut rencana, pengecoran dak bagian tengah dan depan akan segera dilakukan minggu ke-2, Mei 2011 Sehubungan dengan hal tersebut, mohon agar Bapak/Ibu/Saudara tetap dapat membantu kami dalam....

Berdasarkan contoh tersebut, Anda tentu memahami apa yang dimaksud dengan penggunaan transisi yang berfungsi "menyelaraskan dan merangkaikan ide/gagasan" sebagaimana yang diemban oleh frase sehubungan dengan hal tersebut" yang bergaris bawah.

C. Bagian penutup

Bagian penutup menandakan bahwa paparan tentang persoalan sebagaimana yang digambarkan dalam isi surat telah selesai. Bagian ini dapat berfungsi sebagai sarana untuk menyimpulkan, mempertegas isi surat, mengungkapkan harapan (keinginan), atau menyampaikan terima kasih (biladiperlukan)

1) Contoh bagian penutup yang baik:

Atas perhatian Ibu kami sampaikan terima kasih.

Semoga informasi yang kami berikan dapat bermanfaat bagi saudara

2) Contoh bagian penutup yang kurang baik.

(a) Atas perhatian dan bantuan Ibu dalam menyelesaikan kasus nilai yang telah kami sampaikan di atas, dengan segala kerendahan hati kami haturkan beribu-ribu terima kasih.

(b) Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

9. Salam Penutup

Seperti halnya salam pembuka pemakaian salam penutup juga sifatnya tidak wajib Setakat ini. instansi pemerintah jarang menggunakannya Namun, surat resmi yang berasal dari perorangan atau organisasi kemasyarakatan dan usaha kebanyakan memakainya.

Salam penutup ditempatkan setelah isi (tubuh) surat dan diikuti dengan tanda baca koma. Fungsi salam penutup adalah untuk menunjukkan keakraban atau rasa hormat penulisnya. Rangkaian kata yang digunakan dapat beraneka rupa bergantung pada posisi atau hubungan antara pengirim dan penerimaan surat (Yunus, 2002:6,38), Kata-kata yang biasa digunakan untuk salam penutup di antaranya

Wassalamualaikum warrahmatullahi wabarakatuh,

Wasalam, (s/ ditulis hanya satu)

Salam takzim,

Salam hormat,

Hormat kami,

Surat dinas yang tidak mencantumkan salam penutup, bagian itu pada umumnya langsung diisi dengan nama jabatan atau nama perusahaan penulis surat


10. Jabatan, Tanda Tangan, Cap, Nama Terang, dan NIP

Sebuah surat resmi atau dinas di Indonesia khususnya, dianggap sah jika ditandatangani oleh orang yang namanya tercantum sebagai pengirim surat Bahkan di Indonesia berlaku "tradisi" bahwa surat dinas yang dianggap paling otentik adalah jika dilengkapi dengan cap basah (bukan fotokopi)

Dalam hal pencantuman nama terang, ini penting karena dia berwenang melakukannya atau karena dia mendapatkan delegasi wewenang dan atasannya. Karena itu, nomor induk pegawai (NIP) sebagai pelengkap identitas secara kedinasan juga dicantumkan. Adakalanya Gelar akademik si penanda tangan surat juga ditulis.


11. Tembusan

Dalam hal pengiriman surat tembusan digunakan untuk menunjukkan bahwa ada pihak lain, baik instansi, unit kerja, atau perseorangan yang juga perlu mengetahui tentang ihwal penginman surat Tembusan kadang kadang juga dituliskan tindasan, c.c. 'carbon copy'. atau BBC (blind carbon copy) tembusan buta (hanya dipakai untuk keperluan khusus dan bersifat rahasia) Jadi, apakah benar jika selama ini Anda menuliskan kata "arsip" dalam tembusan surat yang Anda susun? Inilah salah kaprah yang selama ini terjadi secara berulang-ulang Setiap pembuatan surat dinas surat resmi, maka pengarsipan adalah proses yang secara otomatis dilakukan. Jadi, selalu ada 2 surat jika Anda diberi tugas untuk menyusun surat dinas Artinya, surat aslı dikirim, maka surat tindasan (surat kedua) diarsipkan. Jangan lupa, surat yang asli haruslah diparaf dahulu oleh pihak/unit kerja/perseorangan yang bertanggung jawab terhadap redaksi surat sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang Yang dikirim atau yang ditembuskan adalah yang tanpa paraf, sedangkan yang dijadikan arsip adalah yang diparaf

Dalam Tata Aturan Persuratan Dinas yang dikeluarkan oleh Pusat Bahasa (1997), aturan penulisan tembusan surat adalah sebagai berikut. 

a. Tempatkan kata tembusan di kaki surat sebelah kiri, lurus dengan Nomor Lampiran, dan Hal surat, dan sejajar dengan nama penanda tangan surat

b. Kata tersebut diikuti titik dua dan tidak digarisbawahi 

c. Pemakaian kata yth. Kepada Yth. dikirimkan, atau disampaikan kepada atau kata-kata lain di belakang kata tembusan tidak diperlukan. Begitu pula dengan penggunaan kata-kata di belakang nama pihak yang ditembusi hendaknya dihindari d. Penggunaan kata arsip atau pertinggal pada bagian akhir tembusan tidak diperlukan. Sudah pasti setiap surat resmi/dinas harus memiliki arsip

Selain itu, tembusan dimaksudkan untuk pihak lain yang terkait dengan surat itu. Padahal arsip bukanlah pihak lain yang dimaksud oleh tembusan Menggunakan nomor urut apabila yang ditembusi surat lebih dari satu. Contoh penulisan tembusan yang baik

Tembusan 

1 Menteri Pendidikan Nasional

2. Dirjen 


12. Inisial

Dalam surat dinas, pada bagian surat yang paling bawah (setelah posisi tembusan) terdapat inisial. Inisial adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan atau pengetik surat. Inisial itu dapat juga berupa nama file komputer yang menunjukkan tersimpannya dokumen surat tersebut. Fungsi penulisan inisial tentu saja untuk mengetahui orang yang mengonsep atau mengetik surat atau mencari file di komputer jika si pengonsep surat kebetulan berhalangan hadir sementara draf surat harus segera diperbaiki



sumber: Keterampilan Menulis, M. Yunus dkk., 2013, universitas terbuka hal. 4.20




Baca Juga

Komentar