Berbagai Jenis Surat Dinas Beserta contohnya




Macam macam surat dinas



Berbagai bentuk surat dinas tersebut terdiri atas nota dinas, memo, surat pengantar, surat edaran, surat tugas, surat kuasa, surat pengumuman, dan surat pernyataan.

1. Nota Dinas


Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepala bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau yang setingkat, yang berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan. Pada umumnya, nota dinas tersebut memerlukan tindakan kedinasan yang harus dilakukan oleh orang yang diberi memo tersebut, mungkin berupa tindak lanjut, pengingatan, atau perhatian. 

harus diperhatikan adalah pesan yang disampaikan dalam nota dinas, sekali lagi, adalah benar-benar urusan dinas. Jika memang nota dinas tersebut tidak memerlukan tembusan. tentu Anda tidak perlu mencantumkan tembusan tersebut. 



2. Memo


Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. Sama seperti nota dinas, memo dalam hal kedinasan juga berisi informasi yang harus diberi tanggapan oleh si penerima memo, mungkin pengingatan, perhatian, atau tindak lanjut Perbedaannya adalah memo hanya dapat dikirim oleh seseorang yang karena amanah yang diberikan memiliki kewenangan dan tanggung jawab yang lebih tinggi dibandingkan dengan yang dikirimi memo. Memo juga tidak dapat dikirim ke seseorang yang kedudukannya secara jabatan struktural sama, misalnya antara Kabid A dengan Kabid B. 
 


3. Surat Pengantar


Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada institusi, seseorang, atau pejabat yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen, barang, atau bahan lain yang dikirimkan dalam bentuk surat/paket. Artinya, surat tersebut dikirim disertai dengan suatu barang/dokumen/benda yang terlampir Bentuk surat pengantar dapat berupa surat pengantar biasa atau surat pengantar berkolom. 



4. Surat Edaran


Surat edaran adalah salah satu bentuk surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan/ atau perintah yang telah ada. 

Adakalanya, bentuk surat edaran tidak langsung secara spesifik tertulis, tetapi tetap tertulis seperti surat dinas biasa, tidak secara spesifik tertulis Surat Edaran, tetapi dalam hal/perihal, misalnya, tertulis Edaran tentang Libur Lebaran


5. Surat Tugas


Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada satu orang atau lebih untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu.  jika yang ditugaskan lebih dari satu orang, maka dipersilakan menggunakan surat tugas berkolom. Jadi, nama yang diberi tugas dapat diurutkan dalam bentuk nomor. Apabila seseorang yang diberi tugas terdiri atas beberapa orang yang secara tugas dan tanggung jawab memiliki kedudukan yang sama, misalnya sama-sama guru SD. maka penulisannya disarankan secara alfabetis. Namun, jika yang ditugaskan terdiri atas seorang Ka. UPTD, tiga orang kepala SD, dan seorang guru, maka urutan pencantuman nama dimulai dari yang memiliki tugas dan tanggung jawab paling tinggi, yakni Ka. UPTD.


6. Surat Kuasa


Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan dari pemberi kuasa kepada penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan sesuatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. Karena sifatnya memberikan pelimpahan wewenang, maka surat kuasa harus diberi meterai sesuai jumlah nominal yang dikuasakan, tetapi umumnya meterai yang digunakan adalah 6 ribu rupiah dan ditempel di pemberi kuasa. Contoh surat kuasa yang sering ditemukan adalah surat kuasa pemotongan gaji, atau juga surat kuasa pengambilan gaji. 


7. Surat Pengumuman


Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum Contoh surat pengumuman yang sangat Anda kenal adalah pengumuman CPNS, pengumuman penerimaan siswa baru, atau pengumuman hasil ujian nasional.



8. Surat Pernyataan


Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran sesuatu hal disertai dengan pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. Umumnya, surat pernyataan hanya digunakan untuk hal-hal untuk keperluan darurat, misalnya pernyataan persyaratan bagi guru yang diberi beasiswa untuk studi lanjut, misalnya, maka si calon tersebut harus menuliskan bersedia mengembalikan beasiswa jika kemudian dinyatakan gagal dalam studi lanjut tersebut.






sumber: Keterampilan Menulis, M. Yunus dkk., 2013, universitas terbuka hal. 4. 35





Baca Juga

Komentar